ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN KEUANGAN GEREJA

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN KEUANGAN GEREJA

BAB I

PENDAHULUAN

Gereja adalah debuah sistem yang menjalankan funngsinya secara dinamis, karena gereja merupakan suatu kehidupan bersama yang dipengaruhi oleh lingkungannya dan sekaligus mempengaruhi lingkungannya[1] .  Gereja sebagai sebuah sistem tntulah perlu diolah kinerjanya dan dimanajemen sebagaimana seharusnya sehingga visi,misi, tujuan dan sasaran gereja dapat dicapai.

Gereja merupakan lembaga non profit yang didalamnya terdapat kegiatan manajemen dan administrasi yang meliputi sumber daya manusia, program pelayanan/ kerja dan keuangan yang terus berubah. Perubahan data jemaat, data keuangan dan pelayanan memerlukan pengelolaan.

Kegiatan manajemen dan administrasi didalam gereja pada umumnya meliputi:

1.       Manajemen untuk pengerja gereja, penggajian karyawan kantor, karyawan tidak tetap dan sebagainya.

2.       Jadwal kegiatan jemaat dan jadwal pengurus, penerimaan sumbangan uang dan barang.

3.       Pendataan jemaat beserta anggota keluarga, baptis, kematian, pernikahan, atestasi dan perannya dalam pelayanan.

4.       Keuangan berupa jumlah persembahan, jenis persembahan, pengeluaran dana untuk program atau kegiatan serta pengeluaran rutin.

 Dasar pengaturan manajemen keuangan gereja bisa didapatkan dari Maleakhi 3: 10a  “ Bawalah seluruh persembahan perpuluhan itu ke dalam rumah perbendaharaan, supaya ada persediaan makanan di rumahKu”.  Hal itu pasti diperlukan orang-orang  yang mengatur dan manajemen dan administrasinya seperti halnya yang dilakukan para ke-12 murid Yesus untuk kepentingan-kepentingan pengikut-pengikutNya pada saat itu.  Laporan keuangan tersebut  dibuat berdasarkan pengolahan manajemen sebagai bentuk tanggung jawab dan transparansi gereja yang berorientasi moral dan iman.

Kisah para rasul 4:34b-35 : karena semua orang yang mempunyai tanah atau rumah, menjual kepunyaannya itu, dan hasil penjualan itu mereka bawa  dan mereka letakkan di depan kaki rasul-rasul; lalu dibagi-bagikan kepada setiap orang sesuai dengan keperluannya”.  Ayat-ayat ini menunjukkan bahwa mereka mempunyai orang-orang yang mengatur keuangan untuk keperluan diakonia atau pelayanan manifestasi iman percaya kepada Mesias. 

Dengan demikian semakin jelas bahwa gereja memerlukan orang-orang yang bertugas mengatur dalam manajemen dan administrasi gereja dan melaporkan secara terttulis aktivitas tersebut berupa laporan keuangan

  

BAB II

KETENTUAN UMUM

Pengertian Manajemen

Istilah manajemen berasal dari kata dalam bahasa Inggris “to manage” yang berarti “to control”.  Dalam bahasa Indonesia hal ini berarti mengendalikan, menangani atau mengelola.  Jadi manajemen artinya pengelolaan, pengendalian atau penanganan serta perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu (skillful treatment) dalam rangka mencapai tujuan tertentu.  Arti leksikalnya menurut KBBI adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran/tujuan dengan kata lain proses mencapai tujuan dengan car kerja yang sistematik.

Manajemen bukan hanya merupakan suatu keahlian dalam mengelola namun manajemen juga adalah suatu alat dalam pengelolaan, sehingga dalam pelaksanaannya dibutuhkan pengalaman.  Manajemen sebagai proses mencapai tujuan pada dasarnya menjalankan 4 fungsi dasar yaitu :

1.       Planning (perencanaan)

2.       Organizing (pengorganisasian)

3.       Actuating (pelaksanaa)

4.       Controlling (pengawasan dan pengendalian)

Didalam manajemen secara umum inilah manajemen keuangan menjadi salah satu bagiannya.  Sehingga manajemen keuangan juga memiliki 4 proses untuk mencapai tujuannya.  Dalam proses perencanaan Manajemen keuangan merumuskan tindakan –tindakan yang dianggap perlu dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan. 

Proses Pengorganisasian dalam pendekatan klasik akan memberikan perbedaan yang besar untuk organisasi komersil (profit oriented) dengan organisasi nirlaba (non profit oriented).  Organisasi nirlabapun dibedakan dalam 5 bagian yaitu :  organisasi pelayanan, organisasi ekonomi, organisasi keagamaan, organisasi perlindungan dan organisasi pemerintah.  Setiap jenis organisasi tersebut membutuhkan perlakuan yang khas, oleh karena itu pengorganisasian dari setiap jenisnya juga bersifat khas, termasuk dalam gereja.  Kekhasannya akan nampak adalam struktur organisasinya, sistem birokrasi dan administrasinya dan  mekanisme atau tata kerjanya.

Dalam proses Pelaksanaan hampir sama semuanya membutuhkan staffing, motivating, directing, coordinating dan leading (pembentukan staff, memberikan motivasi, memberikan pengarahan, memobilisasi dan mengkoordinasikan orang lain untuk emlakukan apa yang sudah direncanakan ).  

Proses pengawasan dan pengendalian manajemen keuangan akan melaksanakan penetapan standar guna mengukur kinerja beserta hasilnya, mengukur dan membandingkan kinerja dan hasilnya dengan rencana yang telah ditetapkan secara keuangan dan mengambil/mengusulkan  tindakan perbaikan apabila hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan perencanaan.

Peraturan Pemerintah dan Kondisi Lapangan

Gereja termasuk dalam jenis organisasi nirlaba yaitu organisasi-organisasi yang tidak bertujuan mencari keuntungan melainkan untuk usaha-usaha yang bersifat sosial (Sumarni dan Soeprihanto, 1998:64).  Sesuai dengan PSAK no 45 2008 tentang organisasi nirlaba, bahwa organisasi nirlaba harus dan berhak membuat laporan keuangan dan melaporkan kepada para pemakai laporan keuangan. 

Kalangan pemerintah mensyaratkan bahwa bantuan dana yang berasal dari pemerintah harus dipertanggungjawabkan, demikian pula dana dari para donatur perorangan.  Pemerintah telah memulai meminta kepada organisasi yang dibantu untuk memberi pertanggungjawaban atas penggunaan bantuan yang mereka terima (Mahsun, 2007:219).  Dalam masyarakat yang semakin maju dan meningkatnya pendapatan hal ini berimbas pula dengan semakin banyaknya aliran dana bantuan, sehingga sudah mulai terasa bahwa masyarakat sedang mendesak organisasi nirlaba agar turut memberikan pertanggungjawaban atas dana-dana yang diperoleh dari masyarakat sekalipun bersifat sukarela.

Bentuk pertanggung jawaban atas tuntutan tersebut adalah laporan keuangan yang harus dipersiapkan oleh organisasi penerima bantuan dana.  Tuntutan akan akuntabilitas yang memadai untuk organisasi non laba khususnya gereja bukanlah hal yang mudah sebab menurut Susabda (1997:1) ada pemimpin gereja yang sudah merasa cukup bertanggung jawab dengan hanya melaksanakan dan memimpin tugas rohani di gerejanya seperti khotbah memimpin pelayanan persekutuan doa dsb.  Sehingga mayoritas dalam kehidupan iman jemaat terdoktrin secara pribadi bahwa pertanggung jawaba secara lisan atau tulisan untuk kolekte sebagai salah satu sumber diakonia dirasa menunjukkan ketidakikhlasan jemaat dalam memberikan sebagian kecil dari rejekinya.

Dengan asumsi sagala sesuatu yang diberiukan untuk kemulilaan Allah mutlak harus diberikan dengan hati yang ikhlas yang dimanifestasikan dengan tanpa mempermasalahkan ataupun meminta hasil pertanggung jawaban kolekte tersebut baik secara lisan maupun tulisan.  Hal ini membuat manajemen keuangan tidaklah terlalu dibutuhkan di dalam gereja atau pembuatan laporan keuangan yang asal-asalan.

Uang dan Harta Benda Gereja

Uang dan harta benda gereja merupakan sumber daya yang besar dan sangat berpengaruh dalam pelaksanaan pekerjaan/pelayanan gereja.  Oleh karena itu oengelolaan yang baik terhadap sumber daya ini tidak boleh diabaikan .  Uang dan harta benda gereja pada dasarnya adalah talenta yang dipercayakan Tuhan kepada Gereja (band Mat 25:14-30).  Pengelolaan yang baik akan memberikan manfaat ytang sebesarnya bagi kemuliaan Tuhan dan penggunaannya harus dipertanggungjawabkan dengan sungguh-sungguh.

Manajemen Keuangan

Sekalipun gereja berbeda dengan organisasi komersial yang lainnya, namun dalam penataan keuangan tetaplah harus dapat dipertanggungjawabkan sama seperti pada organisasi komersial.  Semua pengurus gereja yang terlibat didalamnya mengerti bahwa mereka terseleksi secara ideal mempunyai tujuan yang tulus untuk mendukung organisasi guna mencapai tujuannya dan untuk masalah manajemen keuangan mereka diasumsikan secara serius ikut serta mempertanggungjawabkannya. 

Karena pengaturan manajemen keuangan yang baik akan memberikan informasi berkelanjutan yang berguna memberikan gambaran apakah tujuan itu dapat atau sudah terealisasikan.  Sehingga banyak pihak dari pelaksana, ataupun pihak sasaran yang akan diuntungkan serta berharap untuk memperoleh manfaat yang dijanjikan gereja  bisa mendapatkan informasi mengenai sasaran yang berhasil diraih oleh gereja.

Dengan adanya manajemen keuangan maka akan banyak hal ataupun kegiatan yang bisa didukung dan diatur dan bahkan disajikan informasi (yang menampilkan manfaat atau hasil yang diraih yang didenominasikan dalam besaran uang) kepada penyedia sumber dana yang ada dan pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk mengambil keputusan rasional dalam pengalokasian sumber daya kepada entitas nirlaba.

Manajemen keuangan akan memudahkan gereja merencanakan dan melaksanakan program-programnya sehingga mudah bagi gereja untuk menunjukkan tingkat akuntabilitasnya tidak hanya kepada Tuhan tetapi juga kepada para donatur baik dari pihak dalam maupun dari pihak luar gereja.  Tingkat akuntabilitas yang memadai akan semakin meningkatkan kepercayaan umat dan para donatur untuk memberikan batuan amalnya guna mendukung program-program gereja.

Seiring melesatnya perkembangan gereja dan jemaatnya maka diperlukan pertanggungjawaban yang baik atas laporan keuangan dalam manajemen gereja.  Dengan manajemen keuangan yang baik gereja dapat mempertanggungjawabkan atas setiap dana-dana yang diterima kepada donatur gereja yang sebagian besar adalah jemaat anggota gereja itu sendiri.

BAB III

PENYELENGGARAAN DAN PENGELOLAAN

Seringkali karena gereja merupaka suatu organisasi nirlaba maka kelemahan yang terjadi dalam manajemen keuangan gereja adalah :

1.        Berkaitan dengan sumber daya manusia yaitu bendahara bukanlah pelaku ataupun ahli keuangan.  Orang yang tepat ditempat yang tepat sangat jarang bisa diterapkan dalam menentukan perangkat pengelola keuangan gereja.  Bisa siapa saja yang dipilih melalui penunjukkan oleh semacam forum rapat untuk menjadi bendahara/staf pembantu pengelola keuangan dengan syarat-syarat yang lebih bermuatan unsur non akademik/spesifikasi keahlian atau kecakapan tentang keuangan.

2.       Prioritas program kerja yang relatif terpaku pada rutinitas tradisi gereja sehingga tidak memiliki prioritas program pelayanan yang kekinian, keragaman program-program gereja yang terus berkembang akan tentu saja berpengaruh terhadap rencana pengelolaan keuangan gereja.

3.       Keseimbangan neraca keuangan.  Manajemen keuangan gereja yang tidak seimbang dan didominasi pengeluaran tekhnis untuk memenuhi kebutuhan pendukung dimana angkanya dapat lebih besar dari program pokoknya (komitmen untuk melaksanakan program kerja).  Hal ini berkaitan dengan masalah teknis perkembangan situasi dilapangan dan membutuhkan dana cadangan/dana tak terduga.  Pengelola keuangan gereja harus bisa membuat pos-pos yang efisein dan efektif untuk memuat kebutuhan yang kompleks dan tidak berhenti pada neraca negatif yang artinya lebih besar pasak daripada tiang sehingga menyebabkan kekurangan dana dan program kerja tidak terlaksana atau bahkan akhirnya menjadi beban jemaat hanya karena kesalahan perhitungan pada saat perencanaan anggaran.

Maka diperlukan penyelenggaraan dan pengelolaan yang tepat bagi gereja untuk memanajemen kegiatan termasuk memanajemen keuangannya.

Rencana kerja dan anggaran.

Yang menjadi pedoman dari setiap perencanaan , gereja adala visi, misi dan tujuan gereja. Penyusunan program dan kegiatan berdasarkan departemen atau bidang-bidang dalam organisasi gereja harus disesuaikan dengan kemampuan keuangan. Dalam menyusun rencana kerja organisasi gereja perlu diperhatikan tujuan utama gereja.

Dalam menyusun rencana kerja dapat dilakukan secara bertahap yang dijabarkan melalui program dan kegiatan setiap tahunnya , yang didukung dengan anggaran yang sesuai dengan kemampuan organisasi gereja sehingga mampu meningkatkan kinerja dan efisiensi kegiatan setiap departemen.

Manfaat dari penyusunan rencana kerja secara bertahap adalah[2]:

a.       Terkoordinasinya hubungan RPJP (Rencana Program Jangka Panjang), RPJM (Rencana Program Jangka Menengah), RKT (Rencana Kerja Tahunan) dan kegiatan dengan pengalokasian anggaran.

b.       Menghindarkan  tumpang tindih dan duplikasi program/ kegiatan dari masing-masng bidang yang berbeda fungsi dan tanggung jawabnya.

c.       Memudahkan pengaturan pendanaan program/ kegiatan yang bersifat lintas fungsi, lintas bidang, lintas lokasi/ daerah dan lintas kepentingan.

d.       Menjamin kepastian ketersediaan anggaran dan pemanfaatan sumberdaya secara efisien, efektif dan bertanggung jawab.

e.       Dapat mengutamakan kebutuhan yang dianggap lebih priotitas untuk dilakukan terlebih dulu, dengan menyesuaikan anggaran yang tersedia.

f.        Dapat mengukur tingkat keberhasilan pada waktu tertentu dengan melihat kebutuhan anggaran yang masih harus disediakan, efisiensi dapat ditekan.

Gereja harus membelanjakan uang. Gereja membelanjakan uang untuk mendukung pelayanan dan misi. Untuk itu perlu direncanakan pengeluarannya. [3] Menurut Walz ada beberapa hal yang penting :

1.       Sifat anggaran. Setiap departemen atau komisi memerlukan anggaran pendapatan belanja seperti Sekolah minggu, pemuda, ibadah dan kelompok lain. Demikian juga dengan anggaran khusus seperti pembangunan gedung gereja memerlukan anggaran yang terpisah. Anggaran biasanya berlaku satu tahun kalender kecuali anggaran khusus bisa beberapa tahun yang dimulai dari awal pelaksanaan proyek.

2.       Mempersiapkan anggaran.  Seseorang perlu mempersiapkan anggaran biasanya adalah bendahara, untuk departemen atau komisi biasanya ketua atau bendaharanya. Beberapa bulan sebelum tahun fiskal dimulai, staf anggaran/ bendahara mengirimkan surat tertulis tentang rencana anggaran. Dan bila sudah dikembalikan akan digabungkan oleh staf anggaran. Bila melebihi dari anggaran sebelumnya dilaporkan ke sidang jemaat/ majelis untuk negoisasi.

3.       Menggunakan anggaran. Komunikasi antara staf anggaran dan kepala komisi sangat penting supaya anggaran dapat dipergunakan secara efektif.

4.       Pembelian yang terkendali. Pembelian harus diawasi supaya pembelian-pembelian sesuai dengan yang disetujui. Mereka yang mengetahui anggaran diharapkan mereka juga mengetahui dimana melakukan pembelian atau jasa yang terbaik dari pengeluaran dana.

5.       Penyesuaian anggaran. Bukan hal yang luar biasa bila biaya tak terduga timbul. Bila hal ini terjadi staf anggaran atau gereja memungkinkan untuk menyesuaikan anggaran.

Penganggaran Berbasis Kinerja

Penganggaran organisasi gereja biasanya berpedoman pada anggaran tahun sebelumnya. Dengan dasar pemikiran situasi dan kondisi yang ada serta kebijakan organisasi yang stabil, maka penyusunan rencana anggaran diusulkan setidaknya sama dan paling banyak mengalami kenaikan sebesar 25% dari tahun berjalan.  Asumsi lainnya penerimaan juga akan meningkat sebesar 10-50% tergantung perkembangan pada saat rencana anggaran disusun.

Dalam penyusunan anggaran hendaknya berbasis kinerja maksudnya adalah setiap kegiatan harus mengutamakan hasil atas anggaran yang sudah dialokasikan.  Hal ini akan mengarahkan setiap kegiatan berdasarkan pada rencana disamping itu setiap bidang pelayanan akan lebih selektif dalam menetapkan kegiatan.  Adanya koordinasi dengan setiap bidang pelayanan saat penyusunan rencana akan menghindari duplikasi anggaran, adanya peningkatan kualitas organisasi, efisiensi dan optimalisasi sumber daya organisasi gereja. 

Fungsi lain dari penyusunan anggaran berbasisi kinerja akan membawa gereja untuk mengacu kepada Rencana Jangka Panjang, Rencana Kerja Jangka Menengah dan Rencana Kerja Tahunan yang semuanya bermuara kepada terwujudnya visi, misi organisasi gereja.  Pada akhirnya sasaran kegiatan dapat diukur karena sudah disesuaikan dengan program dan kegiatan serta anggaran yang terencana secara tepat.  Juga dapat dilakukan pengawasan dan pendampingan agar proses pelaksanaan tidak menyimpang dari perencanaan semula.  Dengan pengkajian yang terus menerus dan berkesinambungan akan tercipta keseimbangan antara kebutuhan organisasi dengan kemampuan yang dimiliki. 

Dalam penyusunan anggaran berbasis kinerja diperlukan indikator kinerja, standar biaya dan evaluasi kinerja dari setiap program dan jenis kegiatan.  Pengukuran kinerja diperlukan untuk menilai seberapa besar perbedaan (gap) antara kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan.  Dengan diketahui perbedaan tersebut maka upaya-upaya perbaikan dan peningkatan kinerja dapat dilakukan.

Pada dasarnya dalam penyusunan rencana apa yang direncanakan merupakan kebutuhan masyarakat  dan jemaat pada umumnya.  Disamping juga kebutuhan masyarakat dan jemaat akan dipenuhi dari setiap program yang telah direncanakan, hal ini akan menjadi lebih baik bila ketika program tersebut didukung dengan anggaran yang disediakan untuk dapat menjawab setiap kebutuhan.

Rencana Kegiatan dan Anggaran

Tahapan yang perlu menjadi pedoman dalam Penyusunan Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) adalah visi, misi tujuan dan sasaran gereja.  Namun demikian kebutuhan rutin yang telah menjadi prioritas harus tetap diannggarkan seperti misalnya : biaya hidup pendeta, gaji pegawai gereja, biaya listrik, telepon dan pemeliharaan yang lainnya.

Proses penyususnan rencana dimaksud sebagai berikut: 

1.       Menginventarisasi usulan rencana dan kegiatan serta masukan-masukannya

2.       Menyusun rencana masing-masing bidang pelayanan yang mengacu pada visi,misi, tujuan dan sasaran

3.       Mengadakan koordinasi dan sinkronisasi secara terpadu untuk menghindari tumpang tindih program kegiatan.

4.       Rencana kerja, kegiatan dan anggaran harus berdasarkan keputusan bersama dan skala prioritas bagi setiap bidang pelayanan untuk menciptakan efisiensi.

5.       Penyusunan konsep rencana untuk pembahasan bersama dengan masing-masing kepala bidang pelayanan  untuk memperoleh pengesahan secara terbuka.  Setiap usulan kegiatan harus disertai dengan proposal seperlunya sesuai dengan bidang pelayanan dengan perencanaan anggaran berbasis kinerja.

6.       Program dan kegiatan lanjutan masih menjadi prioritas sebatas menyelesaikan tanggung jawab yang belum terselesaikan.

7.       Persetujuan Rencana Kerja yang telah disepakati selanjyutnya ditetapkan sebagai kegiatan tahunan yang harus disosialisasikan kepada jemaat/masyarakat.

Penetapan Anggaran

Dalam menetapkan anggaran berbasis kinerja harus memperhatikan alokasi anggaran secara tepat berdasarkan kebutuhan prioritas dimana kebutuhan dasar organisasi harus dipenuhi terlebih dahulu, selanjutnya memikirkan alokasi anggaran bagi kebutuhan penunjang.

Kebutuhan pokok organisasi seperti : biaya hidup pendeta atau gembala Sidang, pelayan, gaji pegawai, honor tidak tetap, biaya listrik, air, telepon biaya perawatan dan pemeliharaan kantor, sarana dan prasarana lainnya.  Sedang kegiatan penunjang adalah seperti kegiatan-kegiatan yang diprogramkan oleh masing-masing bidang baik secara prioritas maupun kegiatan-kegiatan yang sudah disetujui dalam rencana kerja tahunan.

 

BAB IV

PENUTUP

Manajemen keuangan gereja adalah salah satu alat untuk mencapai visi, misi, tujuan  dan sasaran gereja.  Sebagai alat manajemen keuangan gereja haruslah dibangun sesuai dengan kebutuhan gereja.  Bangunan manajemen yang tidak sesuai dengan kebutuhan gereja akan membuat alat manajemen itu tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuannya atau setidaknya menyebabkan kinerja gereja tidak optimal.

Manajemen gereja merupakan seni mengelola gereja yang membutuhkan kreativitas disamping kepekaan rasa dalam menjalankannya.  Penting untuk selalu menyadari bahwa penyelenggaraan manajemen keuangan gereja selalu ada ketegangan antara “proses” dan “hasil”.  Keduanya harus diperhatikan agar pelayanan ini memberikan manfaat dan sukacita bagi semua.

---

[1] Sumartono, Penerapan toeri sistim untuk gereja, 1999

[2] Pdt. Andreas Untung Wiyono, S.Th.., D.Min., Drs Sukardi. M.Si., Manajemen Gereja Dasar teologis dan Implementasi Praktisnya, Bandung: Bina Media Informasi, 2010. Halaman 133.

[3] Edgar Walz, Bagaimana Mengelola Gereja Anda, Jakarta: BPK Gunung Mulia,2004. Halaman 114-118